檔案數(shù)字化方案研究

   (編碼：057426859090)                                     課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項目對檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進行了全面的研究，達到了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結(jié)論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進性的檔案數(shù)字化實踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國情，符合現(xiàn)代管理理念，對全國各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實踐，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、{gx}率、{gx}益。同時，運用CA認證、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù)，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準(zhǔn)確利用提供了技術(shù)保證，也為檔案管理部門提供了很好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局2006年{yx}科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點單位。

一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想

以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以利用檔案為目的，充分應(yīng)用計算機軟硬件功能，{zd0}限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實用性原則：針對館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的{sx}。

開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設(shè)和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數(shù)字化是實現(xiàn)其社會共享的前提。

價值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時代更好實現(xiàn)檔案價值的客觀需要。

搶救性原則：計算機存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護瀕危檔案原件最經(jīng)濟和便捷的方法。

時效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的{zj0}途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導(dǎo)向策略：社會需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計，把利用頻繁檔案的進行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計劃，達到數(shù)字化檔案利用即時見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級{yj}檔案是數(shù)字化的重點。進入信息時代，館際間重復(fù)的上級檔案文件，與其分頭進行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

分步實施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時間的推移，檔案室進館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。

剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費應(yīng)是長久的策略。

四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇

檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的{zj0}方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步：一是首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提gd案查全率、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路。二是適時建立專題數(shù)據(jù)庫。隨著社會發(fā)展，對某一專題檔案集中需求時有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求是發(fā)揮檔案作用的{zj0}時機。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。