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成功舉辦會議的基礎(chǔ)，一個會議組織者通常需要很多會議產(chǎn)品供應(yīng)商協(xié)作以保證會議成功。酒店在設(shè)計所提供的會議產(chǎn)品組合時應(yīng)考慮到各個方面。
1．首先完善基本設(shè)施 熱情周到的禮賓服務(wù)；干凈整潔的大廳；足夠?qū)挸ǖ暮灥教?，專人負責辦理客房入住手續(xù)；迅速處理高峰期的團隊入??；專業(yè){gx}的前臺服務(wù)人員；舒適清潔的客房，行政樓層，禁煙樓層數(shù)量（標準和行政）；訂房程序和政策；保證數(shù)（會議所用客房數(shù)和會議消費人數(shù)）的提供；在客流高峰時能提供數(shù)量充足、性能良好的電梯服務(wù)；容易尋找的信息中心，快速傳遞電話和信息；健身中心，營業(yè)時間和收費；其他對客服務(wù)：藥房、銀行、緊急服務(wù)、禮品店、貴重物品保存等；貨梯；殘疾人設(shè)施；付款規(guī)定和信用卡種類；電話收費（長途、本地和電話卡）；停車場（免費和付費）；酒店緊急事件處理方案；緊急出口明確標出。
2．會議場地和設(shè)備設(shè)施 擴音設(shè)備：有線和無線話筒，演講臺、移動的調(diào)音臺和外接揚聲器；燈光系統(tǒng)；投影設(shè)備：多媒體投影機、屏幕（移動、電動）；指示系統(tǒng)：告示牌、背景板和橫幅，供應(yīng)商選擇；會場布置和裝飾：臺面裝飾、臺布和椅套，鮮花和綠色植物布置，舞臺板；上網(wǎng)：寬帶接入；無線：電視電話會議；同聲翻譯系統(tǒng)；前廳休息區(qū)：區(qū)域分隔，隔音效果好的隔斷；足夠的電源插座；酒店是否具有對于會議臨時變化的及時應(yīng)對能力。
優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平會增加顧客的滿意度和忠誠度，樹立良好的酒店形象。飯店應(yīng)為人提供完成公務(wù)活動所需的基本產(chǎn)品。服務(wù)過程應(yīng)包括會前、會中以及會后的全過程；服務(wù)項目包括會議禮儀迎送、秘書服務(wù)；會議展廳設(shè)計、布置；會議指示牌、橫幅、會標、字幕等制作；會議用車、賓客接送服務(wù)；會議策劃、布置；娛樂活動策劃； 會議茶水服務(wù)；協(xié)助會務(wù)組工
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