面對網(wǎng)絡(luò)時代公(編碼：057426859090)眾迫切需要遠(yuǎn)程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當(dāng)前我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔(dān)了國家檔案局科技項目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項目經(jīng)過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點和看法，大家交流和討論。
    一、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計算機(jī)軟硬件功能，{zd0}限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價值性原則、常用檔案數(shù)字化的實用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
    二、明確檔案數(shù)字化策略
    （一）需求導(dǎo)向,急用先上策略
    1．需求導(dǎo)向策略
社會需求對檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問題。我們用統(tǒng)計數(shù)字加以分析。
    （1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國省（區(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個百分點。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年)
    （2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫)
由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實現(xiàn)了兩個轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)領(lǐng)域，服務(wù)對象由機(jī)關(guān)干部擴(kuò)展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當(dāng)前與長遠(yuǎn)社會對檔案的需求，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實踐應(yīng)該是檔案部門的必然選擇。
    2.急用先上策略
    地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實中利用，有相當(dāng)大一部分多年不用。2004年全國省（區(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當(dāng)?shù)攸h委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進(jìn)行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)，能夠達(dá)到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實現(xiàn)即時投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年報)
    (二)本級為主,分步實施策略
    （1）本級為主策略
    根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館{yj}檔案絕大多數(shù)是本級機(jī)關(guān)形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的。進(jìn)入信息時代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進(jìn)行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進(jìn)行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當(dāng)前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。
    （2）分步實施策略
    館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館，進(jìn)館范圍檔案實施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作，是{dy}位需要建全的，但并一定是文件級目錄數(shù)據(jù)庫建成后再建其它數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實需要而適時建立。全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是滿足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫。
    (三)剔除無用，避免浪費策略
    1.剔除無用策略
    地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來自于機(jī)關(guān)各個立檔單位，其檔案文件進(jìn)館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，所以，不該歸檔的、不該進(jìn)館的、文件重復(fù)的檔案進(jìn)館頗多。特別是建國超過50年以后，半數(shù)左右長期保管的檔案逐年超過保管期的最上限，這些檔案實際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價值，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源。
    2.避免浪費策略
    面對數(shù)字化方法的選擇，剔除無用，避免浪費應(yīng)該是一種長久策略，把大量失去保存價值的檔案先剔除，避免把無用檔案數(shù)字化，再造數(shù)字化垃圾。
    三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線
    檔案數(shù)字化建設(shè)周期長，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，各個檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同。從本館實際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要。
    （一）計算機(jī)新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合
信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來深刻的影響，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念，無論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時進(jìn)行軟件升級,通過軟件升級固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數(shù)字化的效果更好。同時，設(shè)計符合國家標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使檔案數(shù)字化的過程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的利用快捷。
    （二）檔案鑒定與數(shù)字化同步
    鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進(jìn)行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案，為適時提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過程。
    (三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
    數(shù)字化檔案分開放與不開放兩種。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在確定檔案開放與不開放的同時，開放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開放與不開放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時使用。