一、實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理的必要性

(編碼：057426859090)    1．實施全程管理是維護檔案實體與檔案信息安全的重要屏障

    在紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包過程中如何保障檔案實體和檔案信息的安全，已成為開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包工作中急需解決的問題。在維護檔案實體和檔案信息安全實踐中，檔案實體和檔案信息在數(shù)字化各環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)，都離不開人這個關鍵因素，而把具有主觀能動性的人與具有客觀性的流程設計管理制度、監(jiān)控設備有機結(jié)合起來的有效手段，就是全程管理。只有進行全程管理，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，才能{zd0}限度地保障檔案實體和檔案信息安全。

    2．實施全程管理是質(zhì)量控制的必然要求

    質(zhì)量控制如同醫(yī)生看病，治標不能忘治本，現(xiàn)實中經(jīng)常存在“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”的“重結(jié)果輕過程”的質(zhì)量管理誤區(qū)。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施全程管理，就是為了徹底走出“事后控制”的誤區(qū)，由單一的事后質(zhì)量檢驗把關控制轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A防式”的事前控制、事中控制和事后數(shù)據(jù)質(zhì)檢相結(jié)合的綜合管控策略，實現(xiàn)質(zhì)量問題的處理“由堵向疏”的轉(zhuǎn)變，進一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高各環(huán)節(jié)工作效率。

    3．實施全程管理將為今后認定紙質(zhì)檔案數(shù)字副本憑證性奠定基礎

    通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換制作紙質(zhì)檔案數(shù)字副本，是當前和今后一個時期實施重要檔案異質(zhì)異地備份，加快數(shù)字檔案資源建設與網(wǎng)絡化共享的主要途徑。以數(shù)字副本作為紙質(zhì)檔案的異質(zhì)備份件，在網(wǎng)絡化查檔利用工作中代替檔案原件出證，這都要求紙質(zhì)檔案數(shù)字副本應具備憑證功能，這也是今后必須解決的問題。鑒于當前我國認定數(shù)字副本法律地位的法規(guī)和標準尚未出臺，而紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及數(shù)字副本的長期保存是一個浩大的系統(tǒng)工程，在經(jīng)費、人力、物力等方面的投入可謂巨大，屬于稀缺資源的檔案原件在數(shù)字化過程要經(jīng)過一場浩蕩的拆裝過程，若以這樣的代價制作形成并長期保存的數(shù)字副本僅具有查考價值，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作績效將被大打折扣?；谶@樣的認識，參照《縮微攝影技術(shù)縮微品法律認可性》等標準，省檔案局館認為只有通過全程管理，從保障紙質(zhì)檔案數(shù)字副本真實性、完整性、可靠性和可用性入手，規(guī)范數(shù)字副本的制作過程，盡力保存數(shù)字副本的背景和結(jié)構(gòu)信息才能為將來認定它的憑證性奠定基礎、創(chuàng)造條件。