根據(jù)總會(huì)的通知，為了嚴(yán)格執(zhí)行出證認(rèn)證業(yè)務(wù)規(guī)定,進(jìn)一步規(guī)范商事證明書的管理,現(xiàn)對(duì)日常辦理企業(yè)在辦理外貿(mào)文件認(rèn)證時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)重申如下說明

一、企業(yè)辦理證明書必須提供以下資料

1、完整、真實(shí)的填寫"證明書申請(qǐng)表"（有格式）。

1）準(zhǔn)確填寫公司的全稱，中英文都要填寫，要求與所蓋的單位公章一致。

2）填寫申辦人的信息，傳真等內(nèi)容，以便我們審核文件時(shí)確認(rèn)相關(guān)信息和及時(shí)補(bǔ)充申請(qǐng)資料。

3）填寫需要認(rèn)證的文件名稱，即文書、單證的題目、標(biāo)題等。

4）注明是否要領(lǐng)事認(rèn)證。特別強(qiáng)調(diào)如果要送外國(guó)駐北京使館認(rèn)證的文件不能由我會(huì)來做證明書，必須要總會(huì)做證明書外交部才認(rèn)可。如果送香港認(rèn)證的文件或廣州認(rèn)證的文件可由我會(huì)做證明書。

5）文件份數(shù)，對(duì)于相同、相似和不同的多份文件，不能按一份來認(rèn)證。只能"一事一證"，不能"一事多證"

6）列明所提交的所有資料名稱

7）申請(qǐng)表上的印章可以是公章或聲明上需要認(rèn)證的文件印章

2、提交"聲明"（有格式）。如果經(jīng)常辦理的，可將聲明原件交予我們備案，企業(yè)每次提供與原件一致的復(fù)印件。如企業(yè)在文件上的簽字人及文件上的印章經(jīng)常變化，可填寫企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表在貿(mào)促會(huì)備案（企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表(表三)）。

3、提交{zx1}年審的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本影印件。如申請(qǐng)人經(jīng)常辦理的，可進(jìn)行備案，公司只需在每年?duì)I業(yè)執(zhí)照年審或發(fā)生變更時(shí)，隨時(shí)備案。

4、須認(rèn)證的文件一式兩份。

5、文件上的中英文名稱不一致或公司名稱的英文表述與中文不一致時(shí)，以《對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)者備案登記表》，或《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》上的英文名稱為準(zhǔn)。

二、不同認(rèn)證文件的相關(guān)要求：

1）委托書、授權(quán)書必須加蓋公章方可認(rèn)證

2）蓋簽字章的文件必須同時(shí)認(rèn)證印章及簽字。企業(yè)必須確認(rèn)簽字人的真實(shí)，如果不是法人代表簽名的，在"聲明"的第二項(xiàng)注明。簽字只能確認(rèn)中文名字，英文名字不予認(rèn)證。

但以下情況除外：

外資法人代表：必須提供護(hù)-照和營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

外國(guó)職員：必須提供護(hù)-照復(fù)印件和公司在職證明原件。

3）自由銷售證明書的認(rèn)證

(1)法檢產(chǎn)品：提供國(guó)家質(zhì)檢部門或其指定的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)證明；

(2)非法檢產(chǎn)品：提供國(guó)家專門主管部門出具的產(chǎn)品生產(chǎn)許可證或衛(wèi)生許可證；

(3)無需主管部門審批的產(chǎn)品須提供加蓋驗(yàn)訖章的報(bào)關(guān)單復(fù)印件作為佐證。

認(rèn)證食品、藥品，醫(yī)療器械、化妝品等相關(guān)文件，必須提供食品藥品監(jiān)督管理部門出具的自由銷售證明書的復(fù)印件；

認(rèn)證農(nóng)藥類的文件必須提供農(nóng)業(yè)部藥檢所出具自由銷售證明書的復(fù)印件；

4）檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品分析證明、成分證明、md無放射證明的認(rèn)證

非法檢產(chǎn)品：提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、主管部門出具的生產(chǎn)許可證和產(chǎn)品合格證的復(fù)印件；

法定檢驗(yàn)的商品：須提供有商檢機(jī)構(gòu)或國(guó)家商檢部門、商檢機(jī)構(gòu)指定的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)并出具的檢驗(yàn)證明；

5）商標(biāo)注冊(cè)證明：企業(yè)商標(biāo)到國(guó)外注冊(cè)，可以直接認(rèn)證文件印章屬實(shí)；個(gè)人商標(biāo)到國(guó)外注冊(cè)，不送使館認(rèn)證的，我們可以直接認(rèn)證，如要送使館認(rèn)證的，必須要公證處的公證書才有效。

6）認(rèn)證機(jī)構(gòu)出的文件

境內(nèi)機(jī)構(gòu)出的文件：須提供認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督機(jī)構(gòu)或認(rèn)監(jiān)委頒發(fā)的許可證

境外機(jī)構(gòu)出的文件：

(1)直接認(rèn)證，德國(guó)萊茵公司出具的CE證書和TUV證書，我會(huì)可直接認(rèn)證該類證書的影印件，申請(qǐng)人須提供原件予我會(huì)審核。

(2)間接認(rèn)證：其他國(guó)外機(jī)構(gòu)出具的文書，申請(qǐng)人出具加蓋公章的聲明，說明企業(yè)獲證渠道及有關(guān)情況、認(rèn)證目的、并擔(dān)保文件正本的真實(shí)、影印件與原件一致等，將的影印件作為附件，采用聲明加附件的形式來間接認(rèn)證。但是因外交部不認(rèn)可這種形式，所以境外的文件不能送使館認(rèn)證。

7）格式函文件：

必須機(jī)打，內(nèi)容有提及有附件，須連同附件一起認(rèn)證，否則視為不完整文件，附件內(nèi)容與主件必須相關(guān)，連貫一體的；

8）船證、提單、運(yùn)費(fèi)Invoice、保險(xiǎn)單認(rèn)證：

(1)提交企業(yè)已年審工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公司公章）

(2)提交企業(yè)已年審國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù)印件（加蓋公司公章）

(3)外地企業(yè)提供不了原件時(shí)，可以提供掃描電子文檔，并附上當(dāng)?shù)毓ど叹值穆?lián)系方式或網(wǎng)址，以便我會(huì)核查。

(4)出具文件的公司填寫"保證函"（有格式）。

(5)船運(yùn)公司/保險(xiǎn)公司可到貿(mào)促會(huì)備案，填寫船運(yùn)公司/保險(xiǎn)公司備案登記表（船運(yùn)公司保險(xiǎn)公司注冊(cè)登記表(表五)）及提供{zx1}年審的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。

9）認(rèn)證影印件與原件相符，必須出示原件，提供兩份復(fù)印件，我們對(duì)復(fù)印件認(rèn)證。由于客觀原因無法出具原件的，公司應(yīng)該出具加蓋公章的"保函"（有格式）。

10）外文譯本與中文譯本一致的認(rèn)證，譯本原則上要求由專業(yè)翻譯公司或?qū)I(yè)翻譯人員翻譯，專業(yè)公司是指具有企業(yè)法人資格的從事專業(yè)外文翻譯的公司，提交有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照加蓋翻譯公司的印章；外文譯本由申請(qǐng)企業(yè)自行提供的，翻譯人員應(yīng)具有外語翻譯中級(jí)以上的人員，譯本需由該人員簽字后加蓋企業(yè)印章。

11）Invoice的認(rèn)證，為了與產(chǎn)地證上Invoice號(hào)一致，Invoice號(hào)中間盡量不要留空，前后不要帶點(diǎn)，Invoice上必須注明日期，號(hào)，單價(jià) 總金額。

12）境外公司的文件認(rèn)證

香港地區(qū)的文件認(rèn)證，文件必須通過香港總商會(huì)認(rèn)證。提供商業(yè)登記證，填寫申請(qǐng)表，貿(mào)促會(huì)對(duì)香港總商會(huì)的印章進(jìn)行確認(rèn)。

其他地區(qū)或國(guó)家的文件暫不能認(rèn)證。