面對網絡時代公(編碼：057426859090)眾迫切需要遠程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當前我國檔案數字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學信息資源管理學院共同承擔了國家檔案局科技項目《檔案數字化方案研究》。該項目經過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數字化方案的研究提出了一些觀點和看法，大家交流和討論。
    一、確定檔案數字化指導思想與原則
檔案數字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，{zd0}限度發(fā)揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數字化檔案真實準確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案數字化原則是：遵循重要檔案數字化的價值性原則、常用檔案數字化的實用性原則、開放檔案數字化的開放性原則、褪跡檔案數字化的搶救性原則，解密檔案數字化的及時性原則，目錄數字化與全文數字化分步的時效性原則，檔案數字化加工與利用同步的一致性原則。
    二、明確檔案數字化策略
    （一）需求導向,急用先上策略
    1．需求導向策略
社會需求對檔案利用的影響應該是檔案工作者特別關注的問題。我們用統(tǒng)計數字加以分析。
    （1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數占利用總卷數的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數占利用總卷數的28%。下降41個百分點。(此數據來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年)
    （2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調配檔案卷數占利用總卷數的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數的68%。(此數據來自長春市檔案館利用統(tǒng)計數據庫)
由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實現了兩個轉變，服務重點由政治領域轉變?yōu)榻洕I域，服務對象由機關干部擴展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當前與長遠社會對檔案的需求，并指導檔案數字化與利用服務工程實踐應該是檔案部門的必然選擇。
    2.急用先上策略
    地方檔案館館藏檔案數量眾多。但并不是所有檔案都在現實中利用，有相當大一部分多年不用。2004年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當地黨委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計情況和發(fā)展趨勢確定數字化的先后順序是科學的選擇，利用優(yōu)化理論進行檔案數字化篩選，快速反應,突擊完成急用檔案數字化任務，能夠達到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實現即時投入使用的預期。(此數據來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年報)
    (二)本級為主,分步實施策略
    （1）本級為主策略
    根據檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館{yj}檔案絕大多數是本級機關形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當地檔案館數字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復是必要的，這些紙質文件來源一般都是上級機關統(tǒng)一印制的。進入信息時代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進行數字化，不如國家檔案局著手進行檔案全文數字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數字化，以滿足當前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復勞動。
    （2）分步實施策略
    館藏檔案數字化不可能一步到位，而且檔案室進館范圍檔案陸續(xù)進館，進館范圍檔案實施檔案數字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中，文件級目錄數據庫建設是最基礎性的工作，是{dy}位需要建全的，但并一定是文件級目錄數據庫建成后再建其它數據庫。專題數據庫建設是根據現實需要而適時建立。全文數據庫建設是滿足信息檢索需要而必須加快建設的數據庫。
    (三)剔除無用，避免浪費策略
    1.剔除無用策略
    地方檔案館館藏現行檔案主要來自于機關各個立檔單位，其檔案文件進館的決定權掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，所以，不該歸檔的、不該進館的、文件重復的檔案進館頗多。特別是建國超過50年以后，半數左右長期保管的檔案逐年超過保管期的最上限，這些檔案實際上絕大多數已失去保存和利用的價值，但它們仍占據著檔案管理的各種資源。
    2.避免浪費策略
    面對數字化方法的選擇，剔除無用，避免浪費應該是一種長久策略，把大量失去保存價值的檔案先剔除，避免把無用檔案數字化，再造數字化垃圾。
    三、優(yōu)選檔案數字化技術與業(yè)務路線
    檔案數字化建設周期長，信息技術又處在快速發(fā)展之中，各個檔案館數字化基礎和條件不同。從本館實際出發(fā)，優(yōu)選檔案數字化技術與業(yè)務路線特別重要。
    （一）計算機新技術與檔案數字化業(yè)務的有機結合
信息技術的發(fā)展給檔案數字化效率和質量的提高帶來深刻的影響，本著技術為需求服務的理念，無論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應檔案數字化流程重組和再造需要,適時進行軟件升級,通過軟件升級固化技術與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數字化的效果更好。同時，設計符合國家標準與適應自身需要的數據庫結構，使檔案數字化的過程優(yōu)化，數字化檔案的利用快捷。
    （二）檔案鑒定與數字化同步
    鑒定與數字化同步的目的是加快數字化檔案信息的利用。在計算機網絡環(huán)境下同步進行檔案鑒定與數字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數字化檔案，為適時提供數字化檔案信息服務打基礎的過程。
    (三)檔案數字化與上網利用同步
    數字化檔案分開放與不開放兩種。在計算機網絡環(huán)境中，在確定檔案開放與不開放的同時，開放檔案即上互聯(lián)網。開放與不開放檔案數據在局域網中即時使用。