紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理實踐的主要做法

(編碼：057426859090)    省檔案館將紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程分為10個基本環(huán)節(jié)，包括審批數(shù)字化對象、制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫、整理分件、建元數(shù)據(jù)庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫、數(shù)字化成果驗收移交等，同時，針對數(shù)字化基本環(huán)節(jié)建立數(shù)字化工作文檔管理制度。下面重點介紹下省檔案館在幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的主要做法。

    1．數(shù)字化對象的審批。為證明民國檔案數(shù)字副本來源的可靠性，參照檔案原件縮微品規(guī)范制作要求，對數(shù)字化對象實行審批制，由法人簽署《紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書》，并將其納入全宗卷和數(shù)字化工作文檔管理范疇。審批書主要內(nèi)容包括數(shù)字化對象、數(shù)字化目的、授權(quán)信息、審批時間等。

    2．制定數(shù)字化工作方案。省檔案館把數(shù)字化工作方案視為有效管理數(shù)字化全程、控制數(shù)字化成果質(zhì)量的重要武器，因此，它既是數(shù)字化服務(wù)外包招標文件的主要內(nèi)容，也是項目實施全過程的操作和管理標準，應(yīng)盡量具體、量化并具可操作性。省檔案局館編制的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案主要包括數(shù)字化現(xiàn)場安全保密措施、項目管理要求、檔案整理與修復要求、技術(shù)標準、數(shù)字化工作文檔管理要求、數(shù)據(jù)質(zhì)檢與驗收要求、數(shù)字化成果移交要求等主要內(nèi)容。每個方面都有詳細的要求，比如，技術(shù)標準部分又進一步明確了數(shù)字圖像技術(shù)參數(shù)、圖像處理、格式與存儲、命名標準、著錄與目錄數(shù)據(jù)庫建庫、數(shù)字化元數(shù)據(jù)賦值等要求。

    3．整理分件。整理分件是整個數(shù)字化過程的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案實體安全和數(shù)字副本的命名、存儲與質(zhì)量控制，抓好該環(huán)節(jié)，整個數(shù)字化工作將事半功倍。省檔案局館的主要做法：一是加強對數(shù)字化服務(wù)外包商員工的集中培訓，他們對民國時期公文、組織職能等方面的認知水平將決定整理分件的準確性，培訓內(nèi)容包括民國公文種類、公文處理辦法、民國時期文化背景知識、政府機構(gòu)的衍變、電報在公文中的應(yīng)用等；二是每個案卷填寫一張數(shù)字化流程單，并跟隨案卷在數(shù)字化各個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，需要填寫案卷的總頁數(shù)、頁號編制、修裱、分件情況，登記珍貴和特殊檔案頁面；三是實行流水線上整理分件環(huán)節(jié)的在線指導，發(fā)現(xiàn)問題及時指正，提高整理分件的準確率，從而提高整個項目的工作效率。